Besser mit seiner Zeit umgehen
Jeder Mensch hat 24 Stunden am Tag, es liegt an ihm, was er daraus macht. Laut Mackenzie* „vergeht [die Zeit] mit einer vorherbestimmten Geschwindigkeit, ganz gleich, was wir tun.“ Wichtig ist es also, Prioritäten zu setzen. Welche Aufgaben und Dinge sind wichtig, um mit ihnen die Zeit auszufüllen, die wir haben? Hier eignet sich am besten die Methode, alles mit Papier und Stift festzuhalten. Zuerst sammelt ihr eure Aufgaben, die anstehen, und dann ordnet ihr sie nach ihrer Wichtigkeit. Dies kann zum Beispiel die Reihenfolge sein, in der die Aufgaben auftreten, nach dem Schwierigkeitsgrad, ganz simpel nach Lust und Laune oder nach den Deadlines.
In dem Buch „Simplify your life“** wird empfohlen, sich jeden Tag nur eine Aufgabe der Priorität Nummer eins vorzunehmen.
Das Pareto-Prinzip
Vielleicht kennen einige von euch die 80:20-Regel? Sie wurde im 19. Jahrhundert von Vilfredo Pareto aufgestellt: Mit 20 Prozent des Zeitaufwandes werden 80 Prozent der Ergebnisse erzielt, während die restlichen 20 Prozent der Aufgaben mit 80 Prozent des Aufwandes erreicht werden (Quelle: Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Paretoprinzip ). Nach diesem Prinzip könnt ihr die Priorität eurer Aufgaben festlegen. Empfehlenswert ist dabei die Bearbeitung der Aufgaben, mit denen sich der größte Erfolg erzielen lässt, und die restlichen Aufgaben danach zu erledigen.
Das Eisenhower-Prinzip
Mit dieser Methode werden die einzelnen Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert. Wichtige Aufgaben sind jene, deren Ziele den größten möglichen Nutzen bringen. Dringende Aufgaben sind die, welche unter großem Zeitdruck erledigt werden müssen.
Die Aufgaben werden in die vier Kategorien unterteilt:
A-Aufgaben: wichtig und dringend → sofort erledigen
B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend → auf die ToDo-Liste setzen oder delegieren
C-Aufgaben: Sie haben keine hohe Wichtigkeit, sollen aber so schnell wie möglich erledigt werden → delegieren
D-Aufgaben: Sie sind nicht wichtig und nicht dringend und können bei wenig Zeit eliminiert werden → eliminieren/Ablage P
Zeitfresser eliminieren
Ihr kennt sie, die Störenfriede des Alltags, mit denen man sich zu gerne immer wieder ablenkt: Facebook, Telefon, kleine Aufgaben, die sich immer wieder dazwischenschieben und jetzt ganz dringend gemacht werden müssen (z.B. Stifte nach Größe oder Farbe sortieren ;) )
Überlegt euch, was eure Zeitfresser sind – wieder am besten schriftlich – und findet heraus, was ihr dagegen tun könnt. Ich nehme mir zum Beispiel einen Tag in der Woche Zeit, an dem ich meinen Schreibtisch aufräume, Papierkram erledige und auch meine Stifte sortiere. Mails können gebündelt bearbeitet werden, so muss man nicht alle paar Minuten schauen, ob man eine neue Nachricht bekommen hat. Und auch Facebook kann man für eine gewisse Zeit ausstellen – die Welt geht nicht unter. Versprochen!
Habt ihr eure Tagesaufgabe geschafft, sogar eine Aufgabe der Priorität Nummer eins, dann könnt ihr euch mit diesen Kleinigkeiten belohnen.
Delegieren
Delegieren ist eine wunderbare Methode, um ungeliebte Aufgaben loszuwerden, die nur eure Zeit fressen. Aber es kann auch sinnvoll sein, zu überlegen, ob es auch andere Aufgaben gibt, die delegiert werden können.
Dazu gehört das Neinsagen. Ihr müsst nicht alle Aufgaben annehmen oder bearbeiten – sei es im Beruf oder beim Schreiben. Ihr quält euch damit herum, ein Cover zu gestalten, kriegt es aber nicht hin, egal wie viel Zeit ihr auch investiert.
Fragt euch, ob es euch das wert ist. Es gibt schon wundervolle Premade-Cover für 50€, die vielleicht professioneller aussehen als das, was ihr euch mühevoll zusammengeschustert habt. In der Zeit hättet ihr vielleicht euren nächsten Roman brainstormen können, was wahrscheinlich produktiver gewesen wäre.
Planung und Zielsetzung
Sich Ziele zu setzen, ist die Grundvoraussetzung, um sie zu erreichen und nicht lange drumherum zu dödeln. Das kommt vor allem den Outlinern von euch zugute, denn ihr wisst, dass ihr besser und fokussierter arbeitet und damit auch eure Zeit besser nutzt, wenn ihr plant, was zu tun ist. Die Discovery Writer unter euch sollten es trotzdem einfach mal versuchen. Am besten führt ihr die nächsten Schritte schriftlich durch, damit vergegenwärtigt ihr sie euch selbst. Holt euch jetzt gleich einen Zettel und einen Stift und los geht’s:
Schritt eins: Welche Ziele habt ihr? Brainstorming auf einem frischen Blatt Papier.
Schritt zwei: Wo befindet ihr euch gerade auf dem Weg zu eurem Ziel?
Schritt drei: Welche Bedingungen habt ihr, um euer Ziel in einem bestimmten Zeitraum durchzusetzen?
Schritt vier: Was wollt ihr in diesem Zeitraum erreichen?
Schritt fünf: Welche verschiedenen Wege bringen euch zu eurem Ziel?
Dann entscheidet ihr euch für eine Möglichkeit und es geht an die Durchführung. Überprüft zwischendurch immer wieder die Schritte eins bis vier, bis ihr euer Ziel erreicht habt.
Ziele können sich zwischenzeitlich immer wieder ändern.
Aufgaben aufteilen
Sind wir mal ganz ehrlich: wer am Montag 10 Uhr 30 Roman schreiben in seinem Terminkalender stehen hat, wird ihn wahrscheinlich gleich wieder zuschlagen und sich seinen farbigen Stiften widmen.
Darum solltet ihr eure Aufgaben immer ein bisschen zerkloppen und die Bruchstücke dann auf eure ToDo-Liste oder in den Kalender schreiben. Einen Roman schreiben könnte man zum Beispiel unterteilen in Brainstorming, Recherche, Plotten, Schreiben, Überarbeiten. Doch auch diese Aufgaben sind noch ziemlich groß und unübersichtlich und lassen sich nur über einen größeren Zeitraum bearbeiten. Also nehmt ihr euch von diesen mittelgroßen Aufgaben eine heraus, die ihr nochmal kleinhaut, bis es nicht mehr geht (Ähnlich wie man das in der Schule in Chemie gelernt hat: das mit den Protonen und Elektronen im Atom - ihr wisst schon ;) ). Ihr solltet auch das wieder schriftlich machen, dann habt ihr bei Recherche jetzt vielleicht stehen: Wie baut man eine Bombe? Wie lange leben Hunde? Warum löst sich die Schale eines Eis in Essig auf?
Diese kleinen Häppchen sind viel überschaubarer und es motiviert mehr, wenn ihr einzelne Punkte abhaken könnt.
Wie tickt ihr eigentlich?
Während so manch einer morgens aus dem Bett springt und seine Runde um den Block macht, liegt ihr noch im Bett und schielt den Wecker an? Fakt ist, dass wir alle unterschiedlich ticken. Wenn ihr Langschläfer seid, dann ist das nicht schlimm, ihr habt nur andere Zeiten, in denen ihr aktiv seid. Wichtig ist für euch, sie zu nutzen. Beobachtet euch und notiert euch, in welchen Zeiten ihr euch fit und ausgeruht fühlt, um zu schreiben, und wann ihr lieber eine Pause oder ein Mittagsschläfchen machen möchtet. Passt euren Schreibplan diesem Rhythmus an.
Pausen machen
Wer Pausen macht ist nicht faul, sondern clever. Er gönnt seinem Kopf und Körper ein bisschen Erholung zwischendurch. Ein Beispiel wäre die allseits beliebte Pomodoro-Methode. Mit einem Zeitwecker (http://tomato-timer.com/# ) arbeitet man gewöhnlich 25 Minuten am Stück und macht dann 5 Minuten Pause. Es gibt noch andere Rhythmen zum Beispiel 50:10 – 50 Minuten arbeiten, 10 Minuten Pause oder eine Staffelung von 30 – 5 – 30 – 10 – 30 – 15 – 30 – 30 (beginnend mit 30 Minuten arbeiten).
Pausen können zum Beispiel kurze Unterbrechungen sein, in denen das Schreibzeug aus der Hand gelegt oder ein Schluck getrunken wird. Zwischendurch tut es auch gut, ein paar Schritte zu gehen oder aus dem Fenster zu sehen (optimal bei offenem Fenster). In längeren Pausen empfiehlt es sich, mal etwas anderes zu machen, um sich zu entspannen. Größere Pausen dürfen dazu genutzt werden, um einen Spaziergang an der frischen Luft zu machen.
Pufferzeiten einplanen
Trotz allem Eifer sollte man nicht den ganzen Tag verplanen. Es empfiehlt sich, den halben Tag für unvorhergesehene oder spontane Aktivitäten freizuhalten. Außerdem sollte man bei Aufgaben, die nicht genau kalkulierbar sind, Pufferzeiten einplanen.
Nicht an Kleinigkeiten aufhängen
Gerade bei der Recherche passiert es Autoren oft, dass sie im Internet verschwinden und nach Stunden erst wieder auftauchen. Hier könnte es hilfreich sein, sich Zeitlimits für die Recherche zu setzen, dann mit dem Schreiben zu beginnen und bei der ersten Überarbeitung noch einmal zu recherchieren, sollte es denn nötig sein.
Lückenfülleraufgaben sammeln
Mir ist es schon oft so gegangen, dass ich konzentriert an einer Aufgabe gesessen habe, mir dann aber etwas eingefallen ist, was ich nicht vergessen wollte. Früher habe ich das immer gleich gemacht, was mich aus meinem Arbeitsfluss gebracht hat. Dann habe ich mir angewöhnt, ein Notizbuch für genau diese Aufgaben auf dem Schreibtisch liegen zu haben. Dort liste ich die Dinge auf, die ich später machen kann, ohne sie zu vergessen oder um sie in meine ToDo-Liste für die nächsten Tage/nächste Woche einzutragen, sollten die Aufgaben nicht ganz so dringend sein.
pdf-Formel
Wir belohnen uns viel zu selten für eine Aufgabe, wenn wir sie geschafft haben, denn dann steht meistens schon das Nächste an. Wie wäre es, wenn ihr euch an die pdf-Formel haltet? Ich habe sie im Studium während eines Workshops kennengelernt. Sie besteht aus drei Teilen und alle drei Teile sind gleich wichtig: Planen – Durchführen – Freuen. Probiert es einfach mal aus ;)
Es muss nicht perfekt sein
Der erste Satz, wie wird er doch hoch gelobt. Halten wir uns lieber an Hemmingway: Die erste Fassung ist nicht perfekt. Wer nach drei Stunden noch über den ersten Satz nachgrübelt, hat eindeutig zu viel Zeit mit Nachdenken verschenkt. Das Schreiben eines Manuskripts in der ersten Fassung muss nicht viel Zeit für sich beanspruchen, steckt den Zeitaufwand lieber in die Überarbeitung. Perfekt dafür eignen sich der NaNoWriMo und das Camp NaNoWriMo. Wie Marcus in seinem Artikel erklärt, wird es zu sehr unterschätzt, die erste Fassung schnell hinter sich zu bringen.
Das Gefühl, nichts geschafft zu haben
Das Gegenteil von ToDo-Listen sind Listen, auf denen einfach mal das aufgeschrieben wird, was man schon gemacht hat. Das dürfen gern Kleinigkeiten sein wie Tee kochen, Zähneputzen oder den Müll runterbringen, denn auch diese Kleinigkeiten kosten Zeit. Wer sich bewusst macht, was er schon am Tag geschafft hat, ist auch produktiver und nutzt seine Zeit nicht, um sich über sich selbst zu ärgern.
*Die Zeitfalle: R. Alec Mackenzie. 1985.
**Simplify your life: Werner Tiki Küstenmacher. 2013.
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Weitere Artikel:
Tinka liebt es, andere Menschen zu motivieren und zu inspirieren. Die Autorin bloggt auf tinkabeere.com, hat einen Ratgeber zum Bloggen veröffentlicht und schreibt fantastische Jugendbücher.
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